MBI ajuda a dar início ao processo de revisão de planos paralisado
A MBI trabalhou com empresas modulares regionais para que o Estado de Washington utilizasse revisores terceirizados.
Uma das principais vantagens da construção modular é a velocidade. Portanto, quando o processo de construção de edifícios modulares é reduzido a um ritmo lento por qualquer motivo, os fabricantes de módulos e seus clientes ficam insatisfeitos. Foi o que aconteceu no Estado de Washington no ano passado, quando o processo de revisão do plano foi paralisado.
Alan Rasmussen é vice-presidente de produção da Modern Building Systems, com sede em Oregon. A Modern fornece muitos edifícios para clientes em Washington. O Departamento de Trabalho e Indústrias do Estado de Washington tem um programa de Estruturas Montadas na Fábrica (FAS) que analisa os planos de construção para verificar a conformidade com o código. Os inspetores visitam a fábrica em Oregon e, quando os módulos são aprovados na inspeção, as insígnias do Estado de Washington são emitidas e afixadas em cada módulo.
O Departamento de Trabalho e Indústrias do Estado de Washington estava preocupado em abrir mão do controle sobre suas revisões de planos. "Mas compartilhamos o padrão ANSI com eles e explicamos como poderiam responsabilizar os terceiros", diz Jon Hannah-Spacagna, diretor de assuntos governamentais da MBI. "Usar terceiros não significa perda de controle. Eles são apenas um recurso que alivia o estresse dos funcionários e ajuda os planos das empresas a serem revisados mais rapidamente. É uma situação em que todos saem ganhando."
Escassez de pessoal
O tempo de espera para aprovação de planos costumava ser de cerca de quatro semanas. Mas, diz Rasmussen, "nos últimos anos, os revisores de planos de longa data se aposentaram e eles tiveram dificuldade em substituí-los".
Os prazos de entrega começaram a se estender por seis, oito e até doze semanas. "Durante o verão de 2021, o tempo estava ficando ainda maior", diz Rasmussen. "A COVID e os êxodos da equipe também estavam afetando os tempos de revisão. No outono e inverno de 2021, as revisões estavam levando 24 semanas."
"No outono e inverno de 2021, as revisões estavam levando 24 semanas."
Alan Rasmussen, vice-presidente de produção da Modern Building Systems
Outros fatores
Além da falta de pessoal, outros fatores contribuíram para a desaceleração do ritmo. Rasmussen explica: "Por um tempo, eles estavam usando revisores terceirizados como uma opção acelerada, e nós fizemos uso disso. No entanto, eles decidiram parar de permitir isso, e a situação se deteriorou ainda mais." Embora as regras estaduais permitissem inspeções de agências terceirizadas, eles relutavam em usá-las, preferindo que o trabalho fosse feito inteiramente dentro do departamento.
O sistema baseado em papel do departamento também contribuiu. Em muitos estados, os planos são enviados eletronicamente. Mas em Washington, vários conjuntos de planos tiveram que ser impressos e enviados pelo correio. "Por causa da COVID, todos estavam trabalhando remotamente, o que aumentava os atrasos", diz Rasmussen. "Um administrador ia ao escritório uma vez por semana para recolher as cópias impressas enviadas pelo correio e distribuí-las."
Clientes insatisfeitos
Os clientes da Modern em Washington precisavam dos edifícios que haviam encomendado, às vezes para oferecer espaço extra para distanciamento físico. Alguns desses clientes eram órgãos públicos, como distritos escolares. "Um dos distritos escolares havia encomendado prédios em março de 2021 para ajudar com a superlotação. Normalmente, estaríamos construindo em junho e instalando em julho", explica Rasmussen. "Mas ainda não tínhamos recebido uma resposta de revisão do plano até então."
Além dos distritos escolares, outros clientes que encomendaram prédios incluíam o Washington Fish and Wildlife Department (Departamento de Pesca e Vida Selvagem de Washington), tribos nativas americanas e municípios de todo o estado. Rasmussen estava desesperado para que os projetos fossem construídos e instalados para seus clientes. "A situação ficou tão ruim que eu passava horas por dia reorganizando a ordem de produção, recebendo ligações dos clientes afetados e tentando resolver o problema. Foi uma provação."
Formação de equipes
Rasmussen recebeu uma ligação de Paetra Orueta, da Blazer Industries, outra empresa de fabricação modular do Oregon. Ela estava enfrentando os mesmos problemas, e a dupla decidiu trabalhar em conjunto. "Nós dois estávamos fazendo ligações telefônicas, escrevendo e-mails e assim por diante. Depois, conversávamos sobre as respostas que recebíamos. Mas isso se tornou complicado", diz Rasmussen. Eles decidiram que precisavam de um ponto de comunicação, para que não estivessem fazendo as mesmas perguntas e obrigando o departamento a se repetir.
"Mas nós dois estamos muito ocupados administrando empresas em tempos difíceis", diz Rasmussen. Assim, ele e Orueta criaram uma alternativa: "Pedimos ajuda a Jon, da MBI."
Jon Hannah-Spacagna, Diretor de Assuntos Governamentais da MBI, tiraria uma carga de seus ombros, e eles também acharam que seria útil ter um terceiro se comunicando com o estado - alguém sem interesses comerciais em jogo.
Como diz Hannah-Spacagna, "O departamento de estado sabe que não tenho nada a ver com o jogo. Não tenho milhões de dólares em projetos em risco, nem um chefe que me pressiona para levar adiante os projetos da minha empresa. Isso me permite abordá-los de uma posição pragmática e cordial: Há um problema, vamos trabalhar juntos para encontrar uma solução que seja boa para todos."
Antes de Hannah-Spacagna se envolver, a frustração, o investimento de tempo e o estresse causados pelos impactos em seus negócios tinham o potencial de afetar a comunicação de Rasmussen com o estado. "Eu estava ficando um pouco irritado com meus e-mails. Então, ter o Jon cuidando de tudo isso foi muito bom."
"O departamento de estado sabe que eu não tenho nada a ver com o jogo. Não tenho milhões de dólares em projetos em risco, nem um chefe que me pressiona para levar adiante os projetos da minha empresa. Isso me permite abordá-los de uma posição pragmática e cordial: Há um problema, vamos trabalhar juntos para encontrar uma solução que seja boa para todos."
Jon Hannah-Spacagna, Diretor de Assuntos Governamentais do Modular Building Institute
Soluções
"O estado costumava ter sete revisores em tempo integral. No final de 2021, eles tinham apenas um revisor em tempo parcial", diz Hannah-Spacagna. A essa altura, o acúmulo era enorme, e o efeito sobre os clientes era devastador. Por causa disso, a liderança do programa da FAS discutiu a questão com seus grupos de trabalhadores públicos e concordou em instituir uma "regra de emergência" temporária para recuperar o atraso.
Por 120 dias - de 20 de dezembro de 2021 a meados de abril de 2022 - a regra permite que clientes como a Modern e a Blazer usem revisores terceirizados aprovados. Parte do processo para chegar a esse ponto envolveu tranquilizar o estado sobre a segurança do uso de terceiros, e foi aí que as conexões de Hannah-Spacagna com o setor se mostraram inestimáveis. "Coordenei teleconferências com outras agências que usam revisores terceirizados. Eles compartilharam suas experiências e explicaram como funciona."
O departamento estava preocupado em abrir mão do controle sobre suas revisões de planos. "Mas compartilhamos a norma ANSI com eles e explicamos como poderiam responsabilizar os terceiros", diz Hannah-Spacagna. "O uso de terceiros não significa perda de controle. Eles são apenas um recurso que alivia o estresse dos funcionários e ajuda os planos das empresas a serem revisados mais rapidamente. É uma situação em que todos saem ganhando."
Para edifícios educacionais, médicos ou institucionais, o estado foi legalmente obrigado a fazer suas próprias revisões elétricas, portanto, inicialmente disseram que não poderiam usar revisores terceirizados nesses edifícios. Mas a maioria dos edifícios em atraso se enquadrava nessas categorias!
Chegou-se a um acordo: Terceiros realizariam as revisões estruturais, mecânicas, de encanamento, de incêndio e de segurança de vida e o estado faria sua própria revisão elétrica. Essas duas revisões poderiam ocorrer simultaneamente, o que é muito mais rápido do que fazer uma após a outra.
Agora e no futuro
Rasmussen diz que as revisões elétricas do estado estão levando apenas algumas semanas, e as revisões de terceiros estão levando de duas a quatro semanas.
Além disso, o estado de Washington "também está permitindo que as revisões sejam feitas pelos departamentos estaduais de Oregon e Idaho, com os quais eles já tinham acordos de reciprocidade", explica Hannah-Spacagna. E a peça final do quebra-cabeça é que o programa FAS agora está aceitando envios eletrônicos.
Hannah-Spacagna diz: "Continuamos a conversar com o estado de Washington e esperamos que a permissão de revisores terceirizados se torne permanente."
Sobre a autora: Zena Ryder é escritora freelancer, especializada em escrever sobre construção e para empresas de construção. Você pode encontrá-la em Zena, Freelance Writer ou no LinkedIn.
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